Waarover spreekt de vakgroep Contract- en Leveranciersmanagement?

Op woensdag 27 september kwam de vakgroep Contract- en Leveranciersmanagement (CLM) bijeen voor het vierde overleg van dit jaar. Onderwerpen van gesprek waren onder meer de tarieven voor SaaS en dienstverlening, assurances in aanbestedingen en (model)contracten, indexering voor 2024, voorbeelden uit de aanbestedingspraktijk van Centric en het Centric Dataplatform. De gemeente Súdwest-Fryslân zat het overleg voor, waaraan in totaal 16 personen deelnamen.

Tarieven voor SaaS en dienstverlening

Gemeente Altena was te gast om te praten over tarieven voor SaaS en dienstverlening. De tarieven voor SaaS kunnen verschillen van de tarieven voor on-premises software. Het is niet altijd duidelijk waar deze verschillen in zitten, daarom is geadviseerd om offertes ook van een prijsspecificatie te voorzien. Ten aanzien van de tarieven voor dienstverlening is onder meer de suggestie gedaan om hierin differentiatie aan te brengen voor verschillende functies en niveaus.

Assurances in aanbestedingen en (model)contracten

KPMG was te gast voor een presentatie over assurance, een vorm van zekerheidsverstrekking. Dit valt en staat met risico’s en risicobeheersing. Bij on-premises software loop je bepaalde risico’s en heb je die zelf in de hand. Bij SaaS verschuiven er risico’s en ligt de risicobeheersing bij een derde partij. Als uitbestedende partij moet je hierover nadenken. Soms is of wordt dat wettelijk verplicht (NIS2, Wbni).

Risicobeheersing begint bij informatie en relatie. Hierna kan onafhankelijk toetsing volgen, waarvoor verschillende mogelijkheden bestaan. Voorbeelden zijn ISAE 3402 en ISO 27001. Deze normenkaders voor certificering en assurance dekken verschillende risico’s af en bieden verschillende niveaus van zekerheid. Certificering en assurance kosten ook tijd en geld. Er moet dus altijd een afweging worden gemaakt welke mogelijkheden worden gevraagd (proportionaliteit).

Er bestaat nog geen vraagboom om een afweging te maken en keuzes vast te leggen. Misschien kan de GIBIT Toolbox of de Checklist Kwaliteitsnormen hier een rol gaan spelen.

Indexatie 2024

Centric gaf een toelichting op de door haar ingebrachte notitie over indexering voor het kalenderjaar 2024. Conform afspraak, informeert zij eerst de vakgroep CLM over het voorgenomen indexeringspercentage. Vervolgens adviseert de vakgroep CLM het algemeen bestuur van de gebruikersvereniging. Na behandeling door het bestuur, informeert Centric haar klanten. De indexeringspercentages in de notitie volgen de contracten tussen Centric en haar klanten en gingen met een positief advies van de vakgroep naar het bestuur.

Voorbeelden uit aanbestedingspraktijk van Centric

Vanuit Bidmanagement van Centric PSS zijn weer twee voorbeelden uit de aanbestedingspraktijk besproken.

Het eerste voorbeeld betrof de observatie dat er in de afgelopen periode vrij veel (vier) heraanbestedingen hebben plaatsgevonden, omdat er bij eerste aanbesteding geen inschrijvers waren. De gemeente Súdwest-Fryslân merkt dat leveranciers uit de overheid stappen. Een voorbeeld hiervan is ADP, dat HR-oplossingen biedt. De gemeente Apeldoorn deelt de zorg. Misschien vragen we wel te veel. Mogelijk gaat het ‘Master PvE’, waaraan in VNG-verband wordt gewerkt, hier helpen. Ook wordt de GEMMA Softwarecatalogus herijkt.

Het tweede voorbeeld betrof marktconsultaties voorafgaand aan een aanbesteding. De hoeveelheid tijd en energie die nodig is om alle informatie aan te leveren, staat niet altijd in verhouding tot wat dit oplevert. De gemeente Súdwest-Fryslân wijst op het verschil tussen een marktconsultatie en een marktoriëntatie. De marktoriëntatie wordt steeds vaker genoemd.

Centric Dataplatform

Centric gaf een presentatie over het Centric Dataplatform. Dit platform is bedoeld om de data uit de SaaS-applicaties van Centric en derden te ontsluiten. Naast de ontsluiting van de ruwe data, wordt het mogelijk om data te ontsluiten op basis van bijvoorbeeld het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM) en via standaardrapportages en dashboards. Het eerste (ontsluiting van ruwe data) is basis, het laatste (ontsluiting van gemodelleerde data, standaardrapportages en dashboards) is optioneel. De basis van het Centric Dataplatform is al beschikbaar en kan worden gebruikt in combinatie met Centric Leefomgeving. Uitbreiding van de functionele mogelijkheden en uitrol voor andere SaaS-applicaties staat gepland in 2024 en verder.

En verder…

Verder is kennisgemaakt met enkele nieuwe deelnemers (leden en agendaleden), zijn de notulen van de voorgaande bijeenkomst vastgesteld en is stilgestaan bij de procedure bij de Ondernemingskamer, de versterking van het bestuur van Centric met een niet-uitvoerend bestuurder, de verkoop van de HR & Payroll-activiteiten van Centric, de installatie van OpenJDK en de GIBIT 2023.

Geïnteresseerd in de onderwerpen waarover de vakgroep CLM spreekt?

De eerstvolgende bijeenkomst van de vakgroep CLM is gepland op 28 november. Wil je een keer een bijeenkomst bijwonen en de stukken ontvangen? Neem dan contact op met Rick van Rooijen, ambtelijk secretaris van de gebruikersvereniging, door een e-mail te sturen naar rick.vanrooijen@gvcentric.nl.